Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Andreas Zacharias, Schulstraße 4a, 52388 Nörvenich

E-Mail: info@esc-zacharias.de

2. Zweck und Rechtsgrundlagen

Das ESC EnergieCockpit dient der Verwaltung von Kunden-, Lieferstellen-, Auftrags-, Vertrags- und Provisionsdaten sowie der kontrollierten Ergänzung von Vertragsdaten aus einem freigegebenen geschäftlichen Gmail-Postfach.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit einschlägig, zur Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an einer sicheren und effizienten Vertragsverwaltung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

3. Verarbeitete Daten

• Stamm- und Kontaktdaten, Vertrags- und Auftragsdaten, Lieferstellen sowie MaLo- und MeLo-IDs,
• Verbrauchs-, Preis-, Laufzeit- und Provisionsdaten,
• Benutzerkonto, Rollen- und Sicherheitsinformationen,
• bei aktivierter Gmail-Anbindung: E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, verschlüsselte OAuth-Tokens, Metadaten gefundener Nachrichten und für die Vertragsprüfung benötigte Textauszüge.

4. Gmail-Vertragsprüfung

Die Gmail-Anbindung nutzt ausschließlich lesenden Zugriff. Das EnergieCockpit kann keine E-Mails senden, verändern oder löschen. Gesucht wird gezielt nach einer angegebenen Auftragsnummer; pro Auftrag werden höchstens zwölf passende Nachrichten verarbeitet. Vollständige E-Mail-Inhalte und Anhänge werden nur vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht als Rohdokumente gespeichert.

Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden. Dabei wird der OAuth-Zugriff bei Google widerrufen und das lokal verschlüsselte Token gelöscht. Sofern eine Postfachfreigabe konfiguriert ist, werden nicht freigegebene Google-Konten sofort zurückgewiesen und der erteilte Zugriff widerrufen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Für den technischen Betrieb werden insbesondere Vercel für das Hosting, Supabase für Datenbank und Anmeldung sowie Google für die freiwillig aktivierte Gmail-Anbindung eingesetzt. Die Anwendungsfunktionen werden in Dublin (EU) und die Datenbank in Irland (EU) betrieben. Bei möglichen Drittlandübermittlungen werden die anwendbaren Garantien des jeweiligen Anbieters, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln, zugrunde gelegt.

Weitere Informationen: Vercel Datenschutz, Supabase Datenschutz, Google Datenschutz.

6. Speicherdauer

E-Mail-Quellen, Textauszüge, Extraktionsergebnisse und technische Fehlermeldungen aus abgeschlossenen Prüfläufen werden nach 90 Tagen automatisch minimiert. OAuth-Tokens werden bis zur Trennung der Gmail-Verbindung gespeichert. Vertrags-, Geschäfts- und erforderliche Nachweisdaten bleiben im Rahmen vertraglicher und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erhalten und werden anschließend gelöscht oder anonymisiert.

7. Sicherheit

Zum Schutz der Daten werden unter anderem TLS-Verschlüsselung, Mehrfaktor-Authentifizierung für Administratoren, rollenbasierte Datenbankregeln (Row Level Security), serverseitig verschlüsselte OAuth-Tokens, restriktive Browser-Sicherheitsheader und regelmäßige Protokollkontrollen eingesetzt.

8. Automatisierte Auswertung

Vertragsinformationen können automatisiert aus Dokumenten erkannt werden. Abweichende oder unsichere Ergebnisse werden zur Prüfung vorgelegt. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Anfragen können an info@esc-zacharias.de gerichtet werden.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.